CA du 16 MARS 2022
CHORALE POLYPHONIA
CONSEIL D’ADMINISTRATION DU 16 MARS 2022
Membres présents : Mmes BARBIER, BAUD, BONNET, BORDERON, CHEVILLE, PETIT, ZANIN
MM, REVARDEAU, PETIT, ROUSSEAU
Membres excusés : Mme PARIS
M. BIDET
Membre absent : Mme ORTOLAN
ORDRE DU JOUR
Préparation de la journée « Polyphonia en fête » du 15 mai 2022
- Programme et organisation
- Tarifs
- Invités
Préparation de la réception de la chorale de Lacapelle Marival des 28 et 29 mai 2022
Concert de St Gervais du 2 avril 2022
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Le quorum étant atteint, la réunion débute à 16h 30
PREPARATION DE POLYPHONIA EN FETE
- PROGRAMME ET ORGANISATION
Pierre Petit est chargé de contacter le correspondant de La Montagne, ainsi que Mme Karine Dumez, pour la publicité dans la presse et la revue municipale. Il doit également s’occuper de la publicité sur les réseaux sociaux.
Jacqueline Barbier contactera la Mairie et demandera l’autorisation pour la buvette.
Le Crédit Mutuel nous offre cent gobelets en plastique.
- Marche
- Choix du parcours :
La Secrétaire est chargée de déterminer 3 parcours :
. un parcours de 5-6 km
. un parcours de 12 km environ
. un parcours de 20 km environ.
Ils seront ouverts aux marcheurs et aux vététistes.
Des renseignements seront demandés à la municipalité puisqu’elle a répertorié tous les sentiers de randonnée.
Une déclaration sera faite auprès de la Préfecture.
- Balisage :
Il sera assuré par un groupe de choristes marcheurs et vététistes le vendredi 13 mai.
Un contrôle des parcours sera effectué la veille au soir ou le matin tôt, pour s’assurer que le balisage est toujours en place.
- Points de ravitaillement :
Il y aura deux sites à déterminer en fonction des parcours. Ils serviront aussi à contrôler que chaque personne inscrite est bien sur le bon chemin.
Sur chaque point, il y aura une voiture, une ou deux tables pliantes pour mettre le ravitaillement et des sièges pliants.
Il est prévu des boissons (café, chocolat noir, chocolat au lait, eau chaude pour thé, eau), des petits gâteaux (type quatre-quarts) et des fruits secs.
- Personnes chargées du ravitaillement :
Responsable : Ada Ortolan.
Elle sera aidée par trois autres personnes pour qu’il y en ait deux par point de ravitaillement.
- Personnes chargées de la sécurité :
Au moins deux personnes : Francette Zanin et Marie-Hélène Paris ( ?)
- Horaire :
Le créneau pour la marche et le VTT est : 8 h – 12 h.
POUR LES MARCHEURS
L’heure limite de départ pour le grand parcours est fixée à 9 h et pour les deux autres parcours, à 10 h
POUR LES VETETISTES
Ils devront partir au plus tard à 10h 30
- Repas
Il sera préparé par Jean-Pierre Revardeau, aidé par Marie-Christine Revardeau, Jean-Claude et Danielle Solignat.
Il sera précédé d’un apéritif servi à partir de 12 h.
Le repas est prévu vers 13 h – 13h 15
Menu
Assiette de crudités
Rôti de porc
Garniture : carottes petits pois
Fromages
Tarte aux fruits
Café
- Service :
Le nombre de choristes pour servir sera fonction du nombre de rangées de tables (2 par rangée).
- Spectacle
- Devrait débuter vers 15 h – 15h 15
- Programme
Il sera assuré par le groupe Christophe-René-Pierre-Patrick et par Polyphonia.
L’ordre de passage sera déterminé par René.
- TARIFS
Marche seule : 3 €
Repas seul : 13 €
Spectacle seul : 5 €
Marche + repas : 16 €
Repas + spectacle : 18 €
Marche + repas + spectacle : 20 €
- INVITES :
Les membres du Conseil d’administration décident à l’unanimité d’offrir le repas au guitariste Patrick Salvage qui accepte de jouer gracieusement.
Un programme sera envoyé à monsieur le Maire qui sera également contacté par le Président.
PREPARATION DE LA RECEPTION DE LA CHORALE DE LACAPELLE-MARIVAL
Ils sont 5 choristes, mais nous ne connaissons pas encore le nombre de personnes que nous recevrons. Le Président attend d’un jour à l’autre la liste.
JOURNEE DU 28 MAI
- Leur arrivée est prévue vers 15h 30.
Nous les accueillerons avec un goûter préparé par les choristes
Comme d’habitude, nous ferons des pâtisseries sucrées et salées
- Ensuite, ils partiront soit chez les choristes, soit à l’hôtel
- Le retour à l’église de Larequille est prévue à 19 h pour les répétitions
- Le concert débutera vers 20h 30.
- Après le concert, retour à la salle des fêtes pour l’apéritif et le repas préparé par nos soins et servi sous forme de buffet.(crudités – viandes froides et charcuterie – fromages – gâteau commandé chez un pâtissier)
- Diverses animations sont envisagées : karaoké – magicien – comique.
Pierre Petit et Robert Rousseau doivent les contacter pour savoir s’ils sont disponibles et connaître leur prix.
JOURNEE DU 29 MAI
- Matin : visite du Mupop
Robert Rousseau s’est déjà renseigné. Il faut compter 5 €/personne pour une visite libre et 7 € pour une visite guidée.
Le Conseil d’administration n’a pas retenu la visite guidée du Vieux Montluçon, car elle ne peut avoir lieu que le samedi après-midi. Ce serait fatigant et trop juste en temps.
Quant à la visite guidée de Néris, la personne qui connaît très bien les sites ne sera pas là à ces dates.
- Midi : apéritif suivi du repas (les repas de Lacapelle seront pris en charge par Polyphonia)
Il est décidé de leur faire découvrir les spécialités régionales et de faire confectionner et servir le repas par un traiteur (FAITOUT, puisqu’on avait dû annuler le repas qu’on lui avait commandé pour Noël)
On souhaiterait avoir du pâté aux pommes de terre et du poulet bourbonnais à la moutarde de Charroux. Le dessert sera plus léger !
Pour l’apéritif, on commandera des pompes aux gratons à la boulangerie de Larequille.
CONCERT DE ST GERVAIS DU 2 AVRIL 2022
Le C.A. examine l’éventualité de se rendre à St Gervais en autocar. Un devis demandé à Thermévasion est présenté par le Président. Vu le montant (650 €), le C.A. décide de ne pas donner suite.
La secrétaire est chargée de demander d’autres devis.
Le principe retenu, pour ce déplacement, est de demander à chaque choriste une participation de 5 €, le reste du montant étant pris en charge par Polyphonia, (dans une limite raisonnable de 200 - 300 €)
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 19h 20.
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